投標文件編制流程及注意事項(一)

作者:阿拉雷 來源: 日期:2019/10/24 16:58:30 點擊:230 屬于:行業新聞

2011年,我加入了展陳行業,專職投標。

         2018年新的開啟,我非常高興能夠在此分享一篇關于投標文件編制流程及注意事項的文章,也是我個人通過從事裝飾裝修行業、博物館展陳行業投標工作,七年之后的一些小心得和想法,希望對大家有幫助。

        如果說大家有一些不同的建議和意見,我也希望大家能夠提出來,對我來說這則是一個非常好的鞭策和成長學習的機會!也請行業專家和資深老師多多補充。

        當然如果說在整個文章中有一些觀點或者說并不是大家所認同的,在這里我表示抱歉!

       無論以什么方式獲取招標文件,總負責人應當爭取取得招標文件電子版文本,并第一時間將招標文件以郵件、傳真、掃描等方式發回公司,為標書制作人爭取到更多的編制時間。

       如該項目為邀請招標,在規定時間內,總負責人應以書面或郵件形式代表公司給予招標人確認參與該項目投標的確認函。

        報名后獲取招標文件,報名時注意與報名有關的程序及準備的資料。

可行性評估

step2:內部分析

        拿到招標文件后,標書制作人須仔細、完整地閱讀招標文件全部內容。認真看完招標文件后,由總負責人牽頭評估該項目可行性;包括投標單位的資質、業績、人員、是否在項目所在地有備案、公共資源或交易平臺是否有注冊等,能否滿足招標文件的強制要求。 

綜合實力分析、時間安排分析......圍繞招標文件及公司經營狀況展開,最后由總負責人拍板,形成決議。

?個人建議,項目所在地備案工作應該在招標文件發布之前,或看到招標公告報名同時盡快準備,除了網上注冊審核之外,其余至少需要一星期左右時間才可完成。

        若為電子招投標,投標人須及時辦理項目所在地的入庫手續,電子鎖、加密狗、法人、建造師、造價員等相關電子U盾及電子簽章手續,有些地方必須要注冊分公司等。


重點內容標注

step3:劃重點

        確認可行性后,標書制作人對招標文件中的開標時間(投標截止時間)、日期、數量要求、相關證明、開標原件、投標保證金提交方式、評分標準、廢標條款、投標人須知等重點內容進行標注。(時間節點很關鍵)

劃重點后要確認各個重點的負責人,關鍵節點關鍵人跟蹤匯報。

 不要僅憑經驗,而脫離招標文件
分工責任明確

step4:開投標討論會

        投標文件的制作是由一個團隊分工協作在組成完成的過程。(每道工序的責任人也是上道工序的檢查人),總負責人召集標書制作人以開會討論等方式確認投標文件的重點事項及標書制作分工,各項標書內容完成時間節點等問題。必要時,由總負責人組織,公司最高領導參與會議,給予相應意見和建議。

 各個環節設置責任人、追蹤人,有消息反饋及時匯報給總負責人。

質疑與答疑

step5:重視答疑

        標書制作人在接到招標文件分工后將各自對招標文件的質疑匯報給總負責人,由總負責人匯總后在答疑時間結束前向招標人或招標代理機構發出質疑文件。(在這里強調,提出質疑文件方式最好是紙質形式并加蓋投標人公章,若因時間關系也可郵件形式并后附蓋章掃描件。這是開標現場有效證明招標文件變更的依據)

        招標人或招標代理機構給予回復之后,總負責人第一時間將收到的答疑問題傳送給標書制作人。

建議:整個投標過程中,聯系招標人或代理機構項目負責人的建議為同一人

找核心劃節點

step6:找準招標文件核心內容并安排制作時間

       1、針對設計方案、商務資格部分、報價部分、技術部分等各部分標書制作均應在事先商定的時間內完成。(如有變動,標書制作人隨時調整開會重新定時間節點)

        3、報價部分需采購部盡快找相應的供應商詢價,并給出明確采購建議價和材料成本價。對投標報價至關重要。當然,也有企業是經營部核算成本,道理相通。

        注意:(投標報價編制時需確認投標報價中單位名稱是否是全稱;日期是否和整個投標文件統一;報價大小寫確認,報價匯總表和分項匯總合計金額是否一致;農民工工傷保險計算是否有誤等;在這插個排版問題,有些標書制作人為了方便將廣聯達導出的EXCEL報價不放在整個投標文件中,單獨打印裝訂前插入標書中膠裝,除了一些相對而言沒那么正式的開標外,此做法會造成兩種意外發生,其一,標書制作人在目錄頁留出了報價部分頁數內容,但這部分內容底部沒有頁碼標注,頁碼不連續導致廢標。其二,標書制作人直接將此部分內容放入對應位置,目錄中沒有體現,此部分沒有頁碼標注導致廢標。我一般采用最傳統的做法是將表格逐一放進WORD逐一排版,耗時但不會出錯。

        4、技術部分需項目技術人員或項目經理結合項目實際情況,嚴格按照招標文件中要求,編制施工組織設計或技術標。

(注意:技術文件排版順序最好結合招標文件評分標準和投標文件給定的格式順序編制,有利用專家評分;項目班子組成、人員信息須和投標文件商務資格部分保持一致;項目進度計劃表須按招標文件要求,以哪種形式體現,橫道圖還是網絡圖還是進度計劃表或其他;技術方案中規范標準要求是否是最新規定,有些技術人員經常套用其他項目版本,經常出現規范標準過期現象;技術文件內容也是經常套用其他項目版本會出現的問題,如:北京某某項目卻在技術文件中出現“大連”其他城市字樣,某某裝飾項目、博物館布展項目卻出現“某省市“地基”“土方”“塔吊”字樣先例太多了,引以為戒;技術文件(若是暗標)要求的字體、行間距是多少,嚴格按照文件要求;整個技術文件不能體現公司及項目人員任何信息。

       5、貨物設備采購類或多媒體類項目,招標文件一般要求現場提供

        樣片小樣或影音播放內容,除了在投標文件中密封電子版之外,一定要攜帶備選U盤或移動硬盤,以備不時之需;時間還是時間,大部分招標文件都會要求每個片子或小樣播放時長,必須按照招標文件要求時間制作,以免造成廢標;如需提供設備樣品的,一定注意運輸方式,時間,包裝方式等,提前再提前,到達開標目的地卻發現電梯故障無法按時搬到開標室導致廢標的情況屢見不鮮;貨物類還需注意,如有第三方廠家授權,一家供應商在同一個項目投標時只能授權給一家投標單位,具體請查閱招投標法及政府采購法等相關文件。

        6、設計類項目,招標文件一般要求投標人提供設計畫冊,包括效果圖,施工圖、設計概算等內容 (需注意投標人名稱、日期是否和投標文件整體保持一致;如是暗標嚴格按照招標文件要求,不能出現投標人名稱、項目組人員姓名等信息)、方案匯報片,除了在投標文件中密封電子版之外,一定要備份U盤或移動硬盤,并且授權代表(設計方案主案設計師、項目代表、市場商務負責人)一定要熟悉方案,提前內部演練,為開標現場匯報做足功課;把控時間要求。時間到了,匯報人時間把控不準確,沒講完的例子多的是。

      有些招標文件會要求設計方案中部分內容以展板形式單獨提交,此項注意規格大小、數量和材質的要求,密封要求等。

保證金重要

投標節奏很重要

※以上跟時間節點相關的,均應把控在投標截止前兩日完成。特殊事項,另行商定。

標書的點對點響應

step7:規定的格式要求

        根據招標文件制作標書,應完全進行點對點響應。如格式,招標文件如有提供,必須完全按照招標文件給定格式制作標書。如沒有給定格式,詢問招標人或代理機構后如格式自擬,以行業現行標準格式制作,如無行業標準格式按照企業內部相應格式編制;再如:技術文件要求,嚴格按照招標文件要求,及評分標準編制,不可漏項。(如商務響應表、技術響應表的填寫,注意仔細閱讀招標文件,最好別怕麻煩一一對應填寫,有些標書制作人為了省事,填“全部響應”“完全按照招標招標文件要求”等字眼,正常情況沒問題,但遇到多媒體項目或設備貨物類項目,設備的規格型號、品牌、國產還是進口的,影片播放時長等有些肯定和招標文件要求不一致,有的高于招標文件要求,這點請注意容易造成廢標)


未完待續......

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